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ATENÇÃO!
É proibido reproduzir, seja totalmente ou parcialmente, qualquer um desses conteúdos sem uma autorização prévia e por escrito.
Cenário
A Monte* é uma mineradora multinacional brasileira e uma das maiores do mundo. Composta por um time de mais de 100 mil empregados, a empresa tem um compromisso real com a segurança e a capacitação de cada um.
Em 2024, um dos objetivos traçados em workshops internos da Monte foi internalizar alguns treinamentos e melhorar outros que já eram aplicados por seus especialistas. Duas trilhas internas estiveram no foco dessa mudança: Mecânica de Mina e Operação de Equipamentos.
Foi então que o time da Arrow*, empresa na qual eu atuava, à época, como designer instrucional, entrou. O trabalho não era simples: teria nove meses de duração e mais de 100 entregas durante esse período.
*Os nomes das empresas foram alterados a fim de manter a privacidade dos dados.
A demanda
A demanda era dividida em duas trilhas, que começaram a ser produzidas em abril e precisavam ser entregues até dezembro, conforme o cronograma. Ao todo, foram contratados 40 treinamentos (que, inicialmente, teriam 100 telas cada) e, para cada treinamento, foi contratada uma apostila (com, em média, 40 páginas), um plano de ensino e avaliações (sendo duas ou três, com 10 questões distintas em cada).
Iniciamos com reuniões para levantar as informações necessárias ao planejamento das trilhas. A partir dessas reuniões, identificamos que o trabalho seria ainda mais complexo, dadas suas implicações e contextos.
Inicialmente, os treinamentos seriam entregues somente em HTML, mas ao finalizarmos as primeiras entregas, surgiu a necessidade de entrega no formato .ppt também. Por isso, além de disponibilizar em dois formatos, houve a necessidade de adaptar o formato .ppt para que ficasse totalmente usual após a retirada de recursos avançados.
planejamento e equipe
Realizamos, então, o estudo e o planejamento das trilhas, considerando os seguintes pontos:
Contexto
As trilhas seriam disponibilizadas na plataforma interna da Monte.
Os treinamentos ocorriam em salas equipadas para a projeção do conteúdo.
Eles seriam sempre ministrados por instrutores e, em alguns casos, incluiriam aulas práticas em campo.
Parte do material bruto já estava disponível; outra parte ainda seria levantada, mas todos precisariam de curadoria.
Seriam necessários encontros para auxiliar na curadoria dos temas.
Não houve a contratação de vídeos ou áudios, portanto, esses recursos não seriam produzidos.
Poderiam ser utilizados vídeos já existentes, tanto do acervo próprio quanto de fontes externas.
Público-alvo
Idades diversas (entre 24 e 60 anos, em média).
Possuíam, no mínimo, ensino médio ou técnico, dependendo da função.
Já tinham experiência na área, por isso demonstravam certo domínio sobre os temas.
Residentes em diversos estados do Brasil.
Não é um público que aprecia leitura prolongada.
Objetivos
Trilha Mecânico de Mina
Capacitar mecânicos para atuarem na manutenção de máquinas e equipamentos diversos, com foco nos sistemas e seus funcionamentos, a fim de facilitar a identificação de problemas de mecânicos diversos.
Trilha Equipamentos
Apresentar e orientar operadores quanto ao uso de máquinas e equipamentos presentes nas frotas da empresa, para que realizem suas atividades com preparo e segurança.
Implicações
A linguagem precisava ser simples, direta e objetiva, devido ao perfil do público-alvo.
Os conteúdos tinham limitações de recursos e seriam desenvolvidos no iSpring, com versões em HTML e em PowerPoint simples.
As apostila e o treinamento seriam complementares, portanto, nem sempre o treinamento precisaria apresentar todas as informações em tela.
O cronograma era apertado, o que exigia um planejamento e uma distribuição de recursos extremamente precisos.
Os conteúdos não estavam completos, e havia certa resistência no envio de material adicional.
A trilha de equipamentos demandava atualização dos parâmetros conforme a frota de cada unidade.
Levantadas as necessidades, formamos as equipes responsáveis pela produção. A Arrow disponibilizou um líder técnico, três designers instrucionais e dois designers gráficos. Contamos também com o apoio do cliente, que designou dois supervisores e diversos especialistas para fornecer conteúdos atualizados, realizar a curadoria e validar os treinamentos.
Pontos de atenção!
O material bruto era muito amplo e abrangente, o que demandava reuniões constantes para estudo e aprovação conjunta das equipes Monte e Arrow. Além disso, era importante ter atenção aos volumes contratados, pois, a princípio, não seriam incluídos acréscimos de telas e páginas.
As equipes de apoio do cliente Monte estavam distribuídas em diversos estados, realizando treinamentos que exigiam sua presença constante. A liberação desses especialistas era difícil, e chegar a um resultado que fosse usual para mais de 20 profissionais era complicado. No entanto, a curadoria e a validação foram fundamentais.
Após a produção do storyboard, seguindo a metodologia de trabalho da Arrow, era realizada uma validação pelo cliente e, após a produção do treinamento, ocorria outra. Porém, devido ao cronograma apertado, foi necessário adaptar o processo, minimizando ao máximo o número de etapas de validação por parte do cliente.
Houve certa resistência em complementar materiais que não abrangiam todos os temas. Por isso, além das entregas, muitas vezes tivemos que buscar materiais muito específicos, o que demandava ainda mais tempo na produção dos storyboards.
Após as primeiras entregas, houve um grande fluxo de envios e retornos, mudanças e novas produções. Por isso, para atender aos prazos do cronograma, era fundamental realizar uma gestão bem estruturada.
Recursos utilizados
Com base no levantamento de necessidades e no planejamento inicial, começamos a produção. Os elementos foram escolhidos considerando as limitações de tempo e recursos, bem como seu potencial para contribuir com os resultados almejados. Conheça alguns dos recursos utilizados nestas trilhas:
resultados
Em setembro, houve a entrega final da trilha de Mecânica de Mina e, em dezembro, finalizamos a de Equipamentos. Os treinamentos foram entregues em HTML e em formato .ppt navegável. O iSpring foi utilizado na produção, oferecendo diversos formatos de atividades de fixação, recursos aplicados em todos os treinamentos. Além disso, cada treinamento contou com a entrega de sua respectiva apostila, de duas a três avaliações — utilizadas de forma intercalada no pré e no pós-teste — e um plano de aulas.
Os treinamentos da trilha de Equipamentos apresentaram uma solução muito interessante para adequação conforme a frota de cada unidade: criamos um material editável e anexo, que seria ajustado pelos próprios instrutores especialistas.
Tivemos acesso aos resultados gerados por oito treinamentos da trilha de Mecânica de Mina, anteriormente realizados de forma externa, diretamente com o fabricante, e que foram produzidos para aplicação interna. Confira:
Economia de 92% - 2,18 milhões de reais/ano
Redução de 38% da carga horária
No evento, os instrutores especialistas demonstraram grande satisfação com as entregas. Alguns, com mais de 30 anos de empresa, afirmaram nunca ter visto entregas tão bem executadas, de excelência, com a qualidade e padronização realizadas por nós. Essas falas corroboraram nosso empenho e a qualidade da entrega, mesmo diante de tantos desafios.
Em outros momentos, foi relatado que outras empresas já haviam atuado em treinamentos que não se mostraram eficazes. Por isso, esse feedback evidenciou que as abordagens adotadas foram essenciais para a qualidade e efetividade do trabalho realizado em conjunto pelas equipes Monte e Arrow.
Lições aprendidas
Como forma de otimizar o tempo da equipe de produção da Arrow, iniciei a criação de uma estrutura que contemplasse a indicação e a ordem de cada material utilizado. Assim, os especialistas poderiam aprovar e incluir conteúdos sem a necessidade de grandes modificações após a produção do storyboard.
Outra medida adotada para reduzir o tempo demandado pelas equipes, que era escasso, foi eliminar a etapa de aprovação anterior à produção. Como o fluxo era intenso e a estrutura já havia sido aprovada, conseguimos, com o apoio do time de design, criar templates padronizados, nos quais os designers instrucionais já inseriam as informações. Em seguida, os designers gráficos realizavam apenas ajustes finos, o que reduziu significativamente o tempo de produção. Com essa abordagem, a validação foi reduzida a uma única etapa, que, em geral, não exigia grandes alterações, uma vez que a estrutura já estava previamente aprovada.
Apesar de não podermos contar com recursos de apoio produzidos especificamente para esses treinamentos, conseguimos nos reinventar. Aproveitamos materiais que já eram utilizados e exploramos recursos do próprio iSpring para tornar os treinamentos mais interessantes. As animações, por mais simples que possam parecer, foram empregadas de forma a tornar os conteúdos dinâmicos e interativos. Esse foi um diferencial.
Os encontros semanais foram essenciais para sanar pendências e esclarecer dúvidas, especialmente diante da resistência encontrada no envio de novas informações.
A gestão de um projeto tão grande representou uma verdadeira virada de chave para mim. Tínhamos entregas constantes, diversas produções, devoluções de validações e muitos profissionais para coordenar. Foi um desafio ímpar, no qual consegui exercer um controle excelente sobre todos os recursos que o trabalho exigiu.
A inteligência emocional foi fundamental para lidar com conflitos e com os problemas comuns em qualquer projeto. Consegui construir um ótimo relacionamento com o cliente, e o feedback final evidenciou o quanto evoluímos juntos.
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